CSS 株式会社ケアビジネスサポートシステム
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Q and A 1 : よくあるご質問
1-01 : ケアショップサポートサービスとはどのようなサービスなのですか?
介護ショップで日常的に発生する事務処理をお引き受けする、事務処理の代行サービスです。 すなわち、介護レンタル事務処理に特化したアウトソーシングサービス(外部委託)と言えます。お客様のレンタル業務における事務作業は皆無となる楽ちんサービスです。
1-02 : サービスの範囲はどこからどこまでですか?
福祉用具貸与事業所が行うレンタル業務のAtoZです。レンタル卸会社への商品発注業務からレセプト・請求書作成まで、全ての事務処理と営業支援がサービス範囲となります。
1-03 : 介護保険請求ソフトを使っていますが、サービス導入するとどう変わりますか?
介護ソフトでは入力作業が発生しますが、ケアショップサポートサービスは事務処理の代行サービスとなりますので、様々な入力作業や書類の作成、または契約に関する煩雑な管理業務から解放されます。そのためコアな事務処理に時間を費やすことが可能となります。
1-04 : 事務処理は誰が行うのですか?
ご依頼頂いた事務処理につきましては、介護保険事務処理に精通した私どものスタッフが行います。ご導入後にはお客様の事務処理作業がなくなります。
1-05 : サービス利用のやり取りはどのように行うのですか?
電話・FAXでサービスのご依頼が楽々に出来ます。お客様の事務所からはもちろん、外出先からでも電話1本でご利用出来ます。また、ご依頼頂いた内容につきましては、インターネットを通じて確認することが出来ます。
1-06 : 作成依頼を行った書類はどのように準備されるのですか?
弊社ホームページからお客様のWEB専用画面へとログインして頂き、必要書類をダウンロード(PDFファイル)するだけです。また様々な帳票類はケアマネージャーからの意見も反映され、見やすい書式となっています。
1-07 : 契約内容についての問い合わせにはどのように対応すればいいのですか?
お客様WEB専用画面から契約内容の照会が簡単に行えます。また携帯電話からも契約内容の照会は可能で、営業員が外出先からでも対応することが出来ます。(携帯照会サービスは2008年冬リリース予定)
1-08 : WEB専用画面の利用については特別な知識が必要ですか?
ご利用に関して専門知識はまったく必要ありません。通常のインターネット閲覧と変わらない操作性で、クリックするだけでご利用頂けます。
1-09 : サービスの利用時間には制限があるのですか?
お客様におけるWEB専用画面での作業は24時間利用が可能です。またサービスセンターへのご依頼については月曜日~土曜日9:00~17:00となります。
1-10 : 導入には時間がかかるのですか?
当方においてマスタデータ作成の準備期間が必要となりますが、ご依頼頂いた翌月から本格稼働が可能です。
Q and A 2 : 様々な取引ケースへの対応について
レンタル業務においては様々なパターンの取引形態が発生します。標準的な取引以外にイレギュラー取引も多く発生し、処理を行う営業マンや事務員の作業時間の多くが消費されます。業務精度の向上とサービス品質を向上させるのが「ケアショップサポートサービス」です。
2-01 : レンタル商品の発注は行ってもらえるのですか?
ご利用されている全レンタル卸会社への発注業務を行います。統一フォームを使用してご依頼 内容のレンタル発注書の作成から、発注書のFAXまで実施致します。また、発注確認の管理に も対応しております。
2-02 : ケアマネージャーからレンタルの依頼があったのですが、利用者情報が乏しいです。
ご利用者の情報は氏名だけでも大丈夫です。レンタル卸会社へは氏名だけで発注が行えるスピード重視のサービスを準備しております。
2-03 : 受付シート(フェイスシート)の運用を行っていないのですが。
受付シートは契約書とともに自動発行がされます。またご利用者への訪問時に得た情報も記入できる書式を準備しております。
2-04 : ケアマネージャーから契約後の単位連絡が欲しいと言われていますが。
サービス実績報告書の提出までに、契約が締結した段階での事前単位案内(クイックインフォメーション)のサービスを提供しております。
2-05 : 解約の処理はどうすればよいのですか?
解約内容を電話・FAXで連絡して頂くだけでOKです。ご依頼のあった時点で解約書類の作成と、レンタル卸会社への解約依頼FAXまで処理を行います。
2-06 : デモ貸出の管理が面倒なのですが。
デモ対象者はサービスセンターから案内を行いますので、お客様は管理が不要となります。またお客様WEB専用画面ではリアルタイムのデモ貸出情報が確認出来ます。
2-07 : 契約後にキャンセルとなったのですが。
キャンセル内容を電話で連絡して頂くだけで、契約書類の再発行から売上計上の訂正までサービスセンターで行います。
2-08 : 保留処理が煩雑で困っています。
保留情報をご連絡頂くだけで、レンタル卸会社への案内から、売上計上の訂正、レセプトデータの変更までサービスセンターで行います。
2-09 : 保留者の管理も煩雑で困っています。
保留情報の連絡後はWEBお客様専用画面にて確認することが出来ます。また、サービスセンターからは保留者情報の更新確認を定期的に実施致しますので、日々の管理は不要となります。
2-10 : モニタリング/メンテナンス予定の管理が出来ていませんが、対応出来るのですか?
該当月を入力するだけで、モニタリング/メンテナンス対象者リストで出力されます。担当者別・地域別などの出力方法が可能です。また、モニタリング/メンテナンス実施後の情報もWEBお客様専用画面から入力が可能で、次回モニタリング/メンテナンス訪問に備えることが出来ます。
2-11 : モニタリング/メンテナンス訪問後の報告書作成に時間がかかって困っています。
モニタリング/メンテナンスシートはご利用者のデータが記載された状態で出力されます。またシートはモニタリング/メンテナンス訪問時にチェックを行うだけで報告書として利用出来る様式を採用していますので、記入後はファイリングするだけでOKです。
2-12 : サービス実績表はこちらで準備しないといけないのですか?
日ごろのやり取りをもとにサービス実績表は作成されます。毎月25日頃には完成となり、時間的な余裕を持ってケアマネージャーに提出することが出来ます。書類についてはWEBお客様専用画面からダウンロードするだけです。
2-13 : 提供票の管理は不要なのですか?
回収された提供票は私どもで内容の確認を行いますので、コピーを提出頂くだけです。お客様は提供票原本を保管するだけでOKです。尚、未回収者についてはWEBお客様専用画面にてリスト表示されますので簡単に確認することが出来ます。
2-14 : 介護券はどう管理すればよいのですか?
提供票と同じくお客様は保管するだけでOKです。内容の確認は私どもで行いますので、コピーの提出を頂くだけです。
2-15 : 国保連請求データの作成はどうなるのですか?
請求データは私どもで作成致します。WEBお客様専用画面から請求データのダウンロードを行い、お客様がお使いの伝送ソフトにて送信を行うだけです。尚、請求データは毎月7日頃に完成されます。
2-16 : 国保連から返戻の通知が来たのですがどうすればよいでしょうか?
作成に面倒な返戻データも私どもが作成致します。通常の請求データと同じくWEBお客様専用画面からダウンロードを行い、送信するだけです。
2-17 : 返戻率が高くて売掛金回収に困っています。
返戻率を下げるために提供票単位数の照合作業を実施しています。また単位数の差異者についてはリスト発行を行いますので、ケアマネージャーへの案内もスムーズに行えます。尚、返戻率については2%以下です。
2-18 : ご利用者への請求書も作成して頂けるのですか?
当然、請求書の作成も行います。銀行口座引落や集金などの回収方法にも請求書は対応しております。また領収証も同時に印字されますので、ご利用者への案内は請求書の発送1回だけでOKです。尚、請求書はWEBお客様専用画面からのダウンロードで簡単に出力出来ます。
2-19 : 代金回収にご利用者の預金口座引落を行っているのですが、サポートは受けられるのですか?
ご利用代金をデータとしてダウンロードするこが可能です。そのデータを銀行のバンキングシステムにアップロードするだけで預金口座引落データの作成が可能になります。今までのように引き落とし金額を入力することが無くなります。
Q and A 3 : サービスの特徴について
お客様のニーズにスピーディーに対応することが出来る「ケアショップサポートサービス」。サービスの高品質を維持しているのは、専属のシステム開発者のもとで日々開発が行われ、進化しているからです。
3-01 : 制度改正時の対応はどうなるのでしょうか?
私どもでシステムのバージョンアップを行いますので、お客様においての対応は不要となります。当然、改正料金も発生しません。
3-02 : データの保管やセキュリティーはどのように管理しているのですか?
データ管理はデータセンターを利用していますので、データの機密性の面や運用上でのトラブルについても最大限の安全性が保障されます。また最新のセキュリティシステムを導入していますので、外部からの侵入やデータ改ざんの問題へも対応しております。
3-03 : 情報漏洩対策はあるのですか?
インターネットを経由してデータのやり取りを行いますので、対策は万全に施しています。仕組みにはSSL技術を導入していますのでデータは暗号化され、プライバシーに関わる情報や企業秘密などを安全に送受信しています。
3-04 : このシステムを使って自社内で事務作業を行うことは出来ないのですか?
事務処理代行サービスの他にASPサービスも提供出来ます。お客様の社内において「ケアショップサポートサービス」がインターネットを経由してソフトのご利用出来ます。
3-05 : 国保連への伝送サービスはないのですか?
レセプト後の伝送サービスも開発中です。サービス提供後にはレセプトにまつわる全ての業務から解放されます。
3-06 : 情報開示について対策はあるのですか?
レンタル契約にまつわる発行書類は情報開示に対応しております。監査の時も問題ありません。
3-07 : 営業所開設を検討しているのですが、開設先でも利用出来ますか?
パソコンとインターネットに接続出来る環境さえあれば、どこからでもご利用することが可能です。例えば自宅からでもOKです。またお客様のご利用ユーザー数も複数まで発行することが可能です。
3-08 : 依頼した内容をすぐに確認出来ますか?
ご依頼があった受付につきましては、サービスセンターで処理後、データ入力の確認メールが自動配信されます。ご担当者様の携帯電話などへ送信を行いますので、ご依頼に関する処理の返答レスポンスは非常に高いです。
3-09 : 営業員が外出先から契約内容を確認することは出来ないのですか?
携帯電話から専用画面にログインが可能です。契約内容の照会からご利用者情報まで確認することができ、問い合わせに対して外出中でもスピーディーな対応が可能となります。
3-10 : 分析資料はどのようなものがあるのですか?
様々な売上分析資料(PDF形式/エクセル形式)のダウンロードが可能です。担当者別・居宅別などから、レンタル期間別などのコアな実績の把握や分析のサポートを致します。またエクセル形式なら二次加工が簡単に行え、お客様で必要な資料の作成が行えます。
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